Зачем нужна утилизация бухгалтерских документов

Опубликовано

Многие компании активно используют электронный документооборот, в том числе и в бухгалтерской сфере. Однако и без бумажных носителей делопроизводство сегодня не ведется. И если отраженная информация со временем теряет актуальность, то их можно уничтожить.
Наиболее частые причины, которыми руководствуются управляющие компаний и бухгалтеры, принимая решение об утилизации документов:

• истечение сроков хранения;
• защита данных от конкурентов;
• потеря ценности для компании;
• повреждение или порча;
• обнаружение носителей с продублированными данными;
• форс-мажорные обстоятельства.

Выбрасывать документы нельзя, поскольку отраженная в них информация может потребоваться в процессе проверок контролирующими органами и аудиторскими компаниями. И данная процедура регулируется законодательством. Поэтому, приняв решение об уничтожении, нужно руководствоваться  положениями статьи 29 Федерального закона № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» и действовать в рамках закона.


Правильный порядок выглядит следующим образом:
1. Подготовка к утилизации
Для любых видов бумаг действует общий порядок утилизации. В ходе подготовки бухгалтер должен убедиться в истечении срока хранении, а также в наличие документов, содержание которых утратило свое значение.
Базовый срок хранения – 5 лет, в некоторых случаях больше, но не меньше.
Руководитель компании, в свою очередь, формирует комиссию для проведения экспертизы документов, подготовки о выделении к уничтожению бумажных и электронных документов, а также для непосредственной утилизации.

2. Подготовка акта уничтожения
Акт готовится по унифицированной форме, утвержденной «Правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов». Бумаги, период хранения которых закончился к 1 января года, в котором осуществляется экспертиза ценности, вносятся в акт, с отображением дат их создания и сроков хранения. Чтобы следовать нормам закона, и случайно не уничтожить документы, по сроку подлежащие сохранности, либо практическая ценность которых не утрачена, нужно верно отображать все даты.
Отдельным списком оформляются электронные файлы, подлежащие уничтожению. Кроме этого в акте отображается итоговое количество уничтоженных дел вместе со способами.

3. Утилизация документов на электронных и бумажных носителях

Для бумажных носителей предусмотрены следующие способы:
• сдача в пункт приема макулатуры – если содержание не представляет какой-либо ценности;
• самостоятельная утилизация – разрыв, измельчение или пропуск через специальный аппарат разрезания на тонкие полосы;
• растворение документов с помощью кислот или других химических веществ – способ также небезопасен для человека и может нанести вред окружающей среде.

При сжигании есть вероятность возникновения проблем с пожарной безопасностью, поэтому такой способ утилизации лучше использовать в крайних случаях.

Что делать с электронными файлами?
Электронные файлы находятся на серверах крупных организаций или в памяти головного компьютера на небольших фирмах. Их утилизация проводится следующими способами:

• размагничивание – воздействие на носитель магнитным полем;
• стирание или перезапись данных – файлы удаляются специалистами с сервера или с жесткого диска ПК;
• механическое уничтожение носителя – самый надежный способ, поскольку так можно лично убедиться в итоговом результате.
Проведенный порядок действий отображается в акте.

Как избежать ответственности за утрату бухгалтерских документов?
Бывают ситуации, что документы теряются. Вся возможная ответственность (дисциплинарная, административная, уголовная) по таким фактам чаще всего ложится на плечи главного бухгалтера и его подчиненных.
Чтобы избежать ответственности за утерю документа, бухгалтеру необходимо его восстановить в кратчайшие сроки, хотя процедура бывает затруднительной и не всегда выполнимой. Можно подтвердить утрату внешними оправдательными бумагами – справкой из ОВД при похищении, из ЖЭКа при затоплении и т.д. Это снимет ответственность с сотрудника.
Что касается руководителя фирмы, то при выявлении подобных фактов, он должен организовать проведение служебного расследования, а о его результатах уведомить контролирующие органы, работа которых связана с утерянным документом. Дополнительно, директор обязан проследить, чтобы утраченные бумаги были восстановлены в полном объеме. Таким образом, он снимает с себя любую ответственность.

Оставить отзыв

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *